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L’importance de la gestion des documents dans la fabrication

De l'importance de la documentation technique dans l'industrie

Les fabricants doivent constamment évaluer leurs activités et leurs opérations, en comparant leurs performances à celles de la concurrence. 

Dans un monde de progrès technologiques croissants et d’une économie mondiale en déclin, la pression pour fonctionner efficacement n’a jamais été aussi forte.

La mise en œuvre d’une solution de gestion électronique des documents avec des flux de travail automatisés peut aider les fabricants à rationaliser les opérations de back-office en supprimant le composant d’erreur humaine du processus de gestion des documents, en fournissant des rapports en temps réel et en créant une transparence pour les clients, les fournisseurs et les gestionnaires.

La gestion des documents peut piloter et garantir des normes de qualité.

Lorsque votre organisation passe d’un processus manuel sur papier à une solution de gestion électronique des documents, vous obtenez plus qu’un simple endroit où stocker des copies numérisées d’enregistrements tels que des contrats d’achat, des factures et des contrats.

L’outil de gestion électronique des documents de KONNEK permet aux organisations de créer des flux de travail personnalisés et robustes. 

Ces flux de travail peuvent rationaliser les fonctions de back-office en éliminant les soucis et les tracas liés au suivi et à la gestion des documents. 

Lorsqu’une facture ou un contrat doit être révisé par plusieurs services de l’entreprise, les workflows du système de gestion des documents peuvent automatiquement acheminer une copie électronique vers le prochain réviseur du processus.

La solution de gestion de documents donne également aux fabricants un meilleur contrôle sur leur documentation, offrant une facilité d’accès difficile à égaler et une piste d’audit intégrée. 

Avec la possibilité de gérer les dessins de conception et d’informer les individus ou les groupes des modifications, le cas échéant, les fabricants peuvent se concentrer sur ce qu’ils font le mieux sans s’enliser dans le traitement et l’acheminement du papier.

L’accès client et fournisseur assure la transparence.

Les fabricants qui choisissent la solution de gestion électronique de documents de KONNEK peuvent par ailleurs se démarquer de leurs concurrents en matière de service aux clients et aux fournisseurs.

 Le système a été conçu pour s’intégrer de manière transparente à d’autres applications et systèmes technologiques, y compris les portails clients et fournisseurs ou venir directement de la machine par QR CODE.

La gestion des contrats des clients ou des fournisseurs et d’autres documents commerciaux est intuitive et simple. 

Cela vous permet de décider quels enregistrements ou documents doivent être mis à disposition par voie électronique à d’autres personnes extérieures à votre entreprise qui ont besoin de consulter ces enregistrements. 

Nul besoin pour un membre du personnel de sortir des dossiers papier et de passer des heures devant une photocopieuse ; 

l’accès à certains enregistrements peut être activé ou désactivé rapidement et facilement.

Lorsqu’il est temps de renouveler des contrats ou des accords juridiques, le système de gestion de documents peut également aider en guidant le contrat tout au long du processus de révision et de renouvellement. 

Avec la possibilité de créer des rappels automatiques, il y a moins de risque qu’une date de renouvellement vienne et reparte sans action.

Amélioration de la conservation des documents et des efforts de conformité

La solution de gestion de documents de KONNEK peut pareillement aider votre entreprise à rester en conformité en identifiant et en organisant clairement les enregistrements qui doivent être conservés pour des raisons de conformité réglementaire ou simplement pour se conformer aux politiques internes de l’entreprise.

Le système peut vous encourager à purger les documents lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, permettant aux utilisateurs de créer et de gérer des « dates d’expiration » pour certains documents ou fichiers.

L’Application SaaS KONNEK peut aider votre entreprise de fabrication à passer au niveau supérieur

Chez KonneK nous comprenons les défis auxquels sont confrontées les entreprises manufacturières. 

Nous avons conçu la solution de digitalisation des SAV pour offrir aux fabricants le soutien et les informations dont ils ont besoin pour devenir – et rester – compétitifs. 

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